Personuppgiftspolicy – för övriga

Giltig från och med 2021-11-05

Allmänt

Sveriges Psykologförbund strävar efter att behandla alla personuppgifter på ett sådant sätt att du kan känna dig trygg. Utgångspunkten vid all vår personuppgiftsbehandling är att respektera din integritet och dina rättigheter.

Vi arbetar kontinuerligt för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard” och utvärderar löpande riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna.

Den här informationen tar sikte på personuppgiftsbehandling avseende dig som:

• är arbetsgivarföreträdare,

• deltar i event och andra evenemang som anordnats av Psykologförbundet,

• har sökt anställning eller är anställd hos oss,

• tecknar avtal med oss om t.ex. leverantörstjänster,

• har gett in klagomål mot en psykolog till förbundets Etikråd,

• på annat sätt har kontakt med oss som utomstående.

Här vill vi informera om vilka personuppgifter Sveriges Psykologförbund behandlar, för vilka ändamål behandling sker, den rättsliga grunden för behandlingen, hur länge uppgifterna sparas, dina rättigheter samt hur du kan kontakta oss m.m.

Vilka typer av uppgifter vi behandlar och hur vi samlar in dem

Psykologförbundet får de personuppgifter som vi behandlar i första hand direkt från dig själv, men i vissa fall även från andra. Exempel på personuppgifter som vi får är ditt namn och kontaktuppgifter till dig som mobiltelefonnummer, e-postadress och adressuppgifter.

De personuppgifter vi hanterar kan samlas in på olika sätt, bl.a:

• Genom dina egna kontakter med oss, t.ex. i samband med mejl-, brev-, eller telefonkontakter eller vid personliga möten.

• Vid besök på våra webbplatser; trafikdata, platsdata, webbloggar och annan kommunikationsdata samt t.ex. den IP-adress, typ av enhet, operativsystem och webbläsartyp som används för besöket.

• I samband med våra kontakter med arbetsgivare, myndigheter, företag och organisationer.

• Vid våra kontakter med externa leverantörer av varor och tjänster

Personuppgifter som samlas in av förbundet centralt kan inom vår interna organisation även behandlas av våra lokala och nationella föreningar när det är aktuellt, och vice versa, vilket dock alltid sker i enlighet med våra interna riktlinjer för behandling av personuppgifter.

Vad vi använder dina uppgifter till

Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kan variera beroende på av vilket skäl du har eller har haft kontakt med oss. Det är framförallt följande ändamål som kan vara aktuella.

• Genomföra rådgivning, avtalsrörelser, förhandlingar, processer, teckna kollektivavtal.

• Fullfölja vårt samarbete med andra fackliga organisationer inom bl.a. Saco, Akademikeralliansen, Saco-S, Saco-P och Sacoråd.

• Genomföra påverkansarbete gentemot bl.a. myndigheter och andra organisationer.

• Tillhandahålla informationsträffar och andra insatser på arbetsplatser.

• Tillhandahålla kurser, utbildningar, seminarier och event och att kommunicera med konferens-anläggningar och kursgårdar angående t.ex. föreläsare, inklusive eventuella kostpreferenser.

• Deltagande i kurser, utbildningar, seminarier och andra events.

• Hantera ansökningar om anställning hos oss.

• Administrera anställningsförhållanden utifrån rollen som arbetsgivare.

• Teckna och administrera leverantörsavtal m.m.

• Hantera anmälningar till Etikrådet enligt förbundsstadgar och etikrådets arbetsinstruktion.

• Hantera säkerhet och ordning i våra lokaler genom att registrera besökare.

• Ekonomistyrning, bokföring och redovisning.

Rättsliga grunder

De regler som gäller kräver att vi har en s.k. rättslig grund för de behandlingar som utförs. Vi använder följande rättsliga grunder vid våra behandlingar av personuppgifter.

• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som följer av lag eller kollektivavtal, alternativt intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att kunna företräda våra medlemmar. 

• Behandlingen är nödvändig för att fullfölja avtal, t.ex. anställningsavtal och leverantörsavtal, eller för att vidta åtgärder innan ett sådant avtal ingås.

• Intresseavvägning, varvid förbundets berättigade intresse är att upprätthålla verksamhetens behov av kommunikation med utomstående personer som i olika roller företräder leverantörer, organisationer, myndigheter m.fl. i följande situationer

- för att kunna erbjuda relevanta kurser och events till våra förtroendevalda och medlemmar,

- för att trygga medarbetares arbetsmiljö och säkerheten i våra lokaler,

- för att hantera rättsliga anspråk,

- för att när vi bedriver vår verksamhet som politisk och facklig organisation kommunicera och föra dialog med andra organisationer och myndigheter,

- för att på ett rationellt sätt bedriva verksamheten med anlitande av olika leverantörer,

- för att bereda ett klagomål till Etikrådet för bedömning av fortsatt handläggning.

• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse t.ex. behandling av ekonomiuppgifter enligt reglerna i bokföringslagen.

I särskilda fall, såsom i samband med handläggning av ett klagomålsärende i Etikrådet eller överföring av känsliga uppgifter till utomstående om överkänslighet och kostpreferenser, kan behandlingen komma att ske först efter att du har lämnat samtycke till den. Ett samtycke lämnas alltid separat och du kan alltid återkalla det genom att kontakta oss.

Hur länge vi sparar dina uppgifter

Huvudregeln är att vi bara sparar dina personuppgifter så länge vi behöver uppgifterna för de ändamål vi angett ovan. I vissa fall sparas uppgifterna i enlighet med krav som ställs i lagstiftning, t.ex. när det gäller redovisningsunderlag enligt bokföringslagens regler.

Till vem vi kan komma att lämna ut dina uppgifter

Utgångspunkten vid all personuppgiftsbehandling som förbundet utför är att respektera din integritet och dina rättigheter. Utlämnande av person-uppgifter sker alltid i enlighet med gällande integritets- och dataskyddslagstiftning.  

Vi kan ha behov av att dela med oss av personuppgifter till utomstående i samband med att vi som facklig organisation utövar de rättigheter och skyldigheter vi har enligt lagstiftningen på arbetsmarknaden. I vår fackliga verksamhet kan vi i vissa fall behöva lämna uppgifterna till andra fackliga organisationer och arbetsgivare.

Uppgifter lämnas även till samarbetspartners eller företag och organisationer som behandlar uppgifterna för vår räkning, s.k. personuppgifts-biträden.

Uppgifterna vi lämnar ut är framför allt ditt namn och personnummer, din adress och dina kontaktuppgifter. De kan även innefatta din utbildningsbakgrund och yrkeskompetens.

Vi lämnar även uppgifter om dig till andra mottagare om vi enligt lag eller myndighetsbeslut är skyldiga att lämna ut uppgifter.

Allt det här innebär att när det är aktuellt lämnas uppgifter t.ex. till följande mottagare:

• Konferensanläggningar, kurs och kursgårdar samt eventanordnare - när det gäller kurser, utbildningar, seminarier och event.

• Andra fackförbund och förhandlingskarteller som vi samarbetar med.

• Saco

• Saco-S

• Av förbundet anlitade leverantörer av IT-stöd.

• Revisorer – i enlighet med regler om ekonomisk redovisning.

• Skattemyndigheten – vad gäller lagstadgade kontrolluppgifter.

• Den påklagade psykologen när det gäller klagomål till Etikrådet.

Dina rättigheter

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du ett antal rättigheter som innebär att du kan få information om och kontroll över dina egna personuppgifter.

Här listar vi dina rättigheter och i slutet av policyn hittar du de kontaktuppgifter till Sveriges Psykologförbund som du kan använda om du vill göra dina rättigheter gällande.

Vi kommer att besvara en begäran från dig gällande de här rättigheterna utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om ytterligare tid skulle krävas eller om vi av någon anledning inte kan tillmötesgå din begäran kommer vi att informera dig om detta. I samband med det kan vi komma att begära ytterligare information från dig om det krävs för att vi ska kunna bekräfta din identitet och säkerställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till eller kontroll över dina personuppgifter.

Rätt till information om och tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och om så är fallet kommer vi att informera dig om hur dina personuppgifter behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de uppgifter som vi behandlar (genom ett registerutdrag).

Rätt till rättelse

Det är viktigt för oss att de personuppgifter som vi har om dig är korrekta. Om uppgifterna är felaktiga har du rätt att vända dig till oss och be om att få uppgifterna rättade. Du har även rätt att begära att uppgifter läggs till om något saknas, om tillägget är relevant med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Vi kommer att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter, att rättelse har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem/vilka information om rättelse har lämnats ut.

Rätt att bli raderad

Du har rätt att vända dig till oss för att begära att dina personuppgifter raderas.

Vi raderar dina uppgifter:

• om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för;

• om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar samtycket;

• om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse;

• om behandlingen av dina uppgifter inte har följt gällande rätt; eller

• om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Vi kan således inte alltid tillmötesgå en begäran om radering. Framförallt gäller det om vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifterna eller om de behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Om radering sker kommer vi att underrätta de till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter att radering har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem eller vilka informationen om radering har lämnats ut.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att invända mot att vi behandlar dina uppgifter när det sker med stöd av en intresseavvägning. Om vi inte kan visa att det finns avgörande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina skäl ska behandlingen upphöra eller om behandlingen är kopplade till rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att höra av dig till oss och begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. En begränsning kan ske på olika sätt, t.ex. genom att uppgifterna görs otillgängliga för användare, att de flyttas till ett annat system eller tas bort från en webbplats.

Din rätt till begränsning gäller i följande situationer:

• Under den tid det tar för oss att kontrollera om personuppgifterna är korrekta, om du bestrider personuppgifternas korrekthet;

• Om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och istället vill att vi begränsar användningen av dessa;

• Om du, trots att vi inte behöver uppgifterna längre, vill att vi behåller dem för att du ska kunna använda dessa för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsligt anspråk; eller

• I väntan på kontroll av vems berättigade skäl, dina eller våra, som väger tyngst om du har gjort en invändning mot behandlingen.

Om behandlingen av personuppgifterna har begränsats får de utöver själva lagringen bara behandlas i vissa särskilda fall t.ex. om uppgifterna behövs för att vi ska kunna försvara något rättsligt anspråk eller skydda någon annan persons rättigheter. Om en begränsning sker kommer vi att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter, att begränsning har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem eller vilka som information om begränsning har lämnats ut.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att begära att få ut vissa av dina personuppgifter i ett maskinläsbart format och har rätt använda sådana personuppgifter på annat håll, t.ex. om du skulle välja att ta med dig dina uppgifter till ett annat fackförbund. Denna rättighet gäller för sådana personuppgifter som du har lämnat till oss och som behandlas med stöd av ditt samtycke eller om behandlingen grundar sig på avtal med oss.

Kontaktuppgifter till Sveriges Psykologförbund och till vårt dataskyddsombud

Om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter

Kontakta Sveriges Psykologförbund på 08–56706400 eller post@psykologforbundet.se

Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande rätt kan du lämna in ett klagomål direkt till oss eller till Datainspektionen.

Personuppgiftsansvarig Sveriges Psykologförbund

Sveriges Psykologförbund

Box 3287

103 65 Stockholm

- är ansvarig för den behandling av personuppgifter som utförs inom ramen för förbundets verksamhet. Som personuppgiftsansvarig bestämmer vi ändamålet och medlen för behandlingen.

Förbundet är även gemensamt personuppgiftsansvarig med IHPU inom ramen för det samarbete vi har kring information och marknadsföring av IHPU:s verksamhet till förbundets medlemmar, mentorer för specialistkollegier, IHPU:s kunder och andra intressenter.

I de fall personuppgiftsbehandlingen görs inom ramen för Saco-förbundens samarbete inom den statliga sektorn som kallas Saco-S, är Sveriges Psykologförbund gemensamt personuppgiftsansvarig med Saco-S.

Dataskyddsombud

Vårt dataskyddsombud övervakar att vi följer gällande lagstiftning och behandlar dina personuppgifter på ett korrekt sätt. Om du vill kontakta vårt dataskyddsombud går det bra att mejla till psy.dso@sweco.se.

Ändring av personuppgiftspolicyn

Sveriges Psykologförbund kan komma att uppdatera denna personuppgiftspolicy. Vi kommer att meddela eventuella ändringar på www.psykologforbundet.se.