Personuppgiftspolicy - för dig som är medlem

Giltig från och med 2021-11-05

Allmänt

Sveriges Psykologförbund strävar efter att behandla dina personuppgifter på ett sådant sätt att du kan känna dig trygg. Utgångspunkten vid all personuppgiftsbehandling är att respektera din integritet och dina rättigheter, särskilt eftersom uppgifter som rör fackligt medlemskap är integritetskänsliga.

Vi arbetar kontinuerligt för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard” och utvärderar löpande riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna.

I den här policyn informerar vi om vilka personuppgifter Sveriges Psykologförbund behandlar, för vilka ändamål behandling sker, den rättsliga grunden för behandlingen, hur länge uppgifterna sparas, dina rättigheter samt hur du kan kontakta oss m.m.

Vilka typer av uppgifter vi behandlar och hur vi samlar in dem

Psykologförbundet inhämtar de personuppgifter som vi behandlar i första hand direkt från dig som medlem. Personuppgifter som vi samlar in är ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter till dig som mobiltelefonnummer, e-postadress och adress. Det kan också vara foton och videoinspelningar när du är med vid ett evenemang som vi arrangerar.

Dessutom behöver vi inkomstuppgifter för att kunna fastställa din medlemsavgift. I vissa sammanhang, om vi företräder dig som medlem i ett enskilt fall, kan vi behöva ytterligare personliga uppgifter.

På Min sida på www.psykologforbundet.se har du även möjlighet att själv uppdatera dina uppgifter, vilket vi rekommenderar alla medlemmar att göra.

I samband med nomineringar till förtroendeuppdrag vid kongresser, delföreningar och förbundets övriga interna demokratiska arbete samlar vi in uppgifter från andra personer än dig själv.

Det är viktigt - för både dig och oss - att de personuppgifter vi behandlar är riktiga. Vi behöver därför få veta om dina uppgifter skulle förändras.

Därutöver kan vi uppdatera dina uppgifter mot folkbokföringen för att upprätthålla en god registervård samt Socialstyrelsens register över legitimerade yrkesutövare (det s.k. HOSP-registret).

De personuppgifter vi hanterar kan samlas in på olika sätt, bl.a:

I samband med ansökan om medlemskap via formulär på hemsidan eller annat sätt
Genom dina kontakter med oss, t.ex. när du mejlar, ringer eller ändrar dina personuppgifter på webben
Vid besök på våra webbplatser; trafikdata, platsdata, webbloggar och annan kommunikationsdata samt t.ex. den IP-adress, typ av enhet, operativsystem och webbläsartyp som används för besöket.
I samband med våra kontakter med arbetsgivare.
I vårt samarbete med andra Saco-förbund inom Saco-S, Saco-P och Sacoråd.
Vid nomineringar till förtroendeuppdrag inom förbundets demokratiska organisation.
I samband med att vi genomför olika typer av evenemang, såsom medlemsmöten eller förbundsevenemang, till exempel vår kongress.
Vid vårt samarbete med försäkringsbolag för att kunna erbjuda premierabatt på försäkringar.

Personuppgifter som samlas in av förbundet centralt, t.ex. i samband med ansökan om medlemskap i förbundet, kan inom vår interna organisation även behandlas av våra lokala och nationella föreningar när det är aktuellt, och vice versa.

Vad vi använder dina uppgifter till

Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är i första hand att vi ska kunna behandla din medlemsansökan och administrera ditt medlemskap och dina eventuella förtroendeuppdrag hos oss genom vårt centrala medlemsregister.

Vi behöver också använda uppgifterna vid handläggningen av ärenden i vår fackliga- och professionsverksamhet, för att bedriva vårt lönearbete och förhandlingsarbete i övrigt till förmån för dig och övriga medlemmar, samt för annat arbete som vi gör för att tillvarata dina och övriga medlemmars enskilda eller gemensamma intressen. Följande är exempel på detta:

Få rådgivning och annat stöd i arbetsrättsliga, professions- och fackliga frågor (innefattar bl.a. löneöversyn och rådgivning kring arbetslöshetsförsäkring och arbetsskadeförsäkring)
Få rättshjälp genom att bli företrädd i samband med fackliga förhandlingar samt i processer i domstolar och skiljenämnder.
Få den inkomstförsäkring som ingår i medlemskapet
Få Psykologtidningen
Delta i utbildningar, seminarier och andra medlemsmöten
Få nyhetsbrev, medlemsinformation och liknande
Få information om IHPU Psykologutbildarna AB:s kursutbud
Betala rätt medlemsavgift
Genomföra kollektivavtalsförhandlingar
Genomföra medlemsundersökningar
Genomföra enkätutskick gällande bl.a. lönestatistik
Framställa lönestatistik
Sprida information om förbundets verksamhet, bland annat genom sociala medier.
För att kunna erbjuda våra medlemmar premierabatt på försäkringar.

Gällande lagstiftning kräver att vi har en s.k. rättslig grund för de behandlingar som utförs. Vi använder följande rättsliga grunder (kursiverade) när det är aktuellt vid våra behandlingar av personuppgifter.

Behandlingen av ansökan om medlemskap i förbundet är nödvändig för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett avtal (ditt medlemskap) ingås.
Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal/vårt uppdrag gentemot dig som medlem, t.ex. gäller det i vår fackliga- och professionsverksamhet som vi beskrivit ovan.
Behandlingen är nödvändig för att avtalet om medlemsförmån genom gruppförsäkring i Skandia ska kunna ingås och fullgöras.
Behandlingen sker efter en intresseavvägning, varvid Psykologförbundets berättigade intresse är att kunna tillhandahålla ett attraktivt medlemskap med förmånliga medlemsförmåner genom olika erbjudanden, t.ex. rabatter, försäkringar och event, samt förbundets behov av att sprida information om vår verksamhet via sociala medier och på vår hemsida..
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse t.ex. behandling av ekonomiuppgifter enligt reglerna i bokföringslagen. Likaså kan det röra sig om att vi ska följa en kollektivavtalad förpliktelse, som t.ex. avtalen om lönestatistik på vissa avtalsområden.
Behandlingen sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse vilket till exempel gäller vårt arbete med lönestatistik.

I särskilda fall kan behandlingen ske efter att du har lämnat samtycke till den. Ett samtycke lämnas alltid separat och du kan alltid återkalla det genom att kontakta oss. När vi tillfrågar dig om ditt samtycke kommer du att informeras särskilt om den behandling som då är aktuell.

Dina medlemsuppgifter är s.k. ”känsliga personuppgifter”.

Vår behandling av medlemsuppgifterna grundar vi därför förutom på ovanstående, även på följande.

Ditt samtycke för specifika ändamål.
För att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter som facklig organisation enligt svensk lagstiftning.
Internt inom ramen för förbundets verksamhet.
För att fastställa eller göra gällande rättsliga anspråk vad gäller försäkringsförmåner för dig som medlem.

Hur länge vi sparar dina uppgifter

Som huvudregel sparar vi dina personuppgifter bara så länge vi behöver uppgifterna för de ändamål vi angett ovan. Framförallt gäller det under den tid du är medlem eftersom vi under den tiden behöver lagra uppgifter om dig i vårt medlemsregister.

Om du väljer att avsluta ditt medlemskap behöver vi ändå behålla dina personuppgifter en tid. Detta för att vi ska kunna administrera avslutandet av ditt medlemskap, t.ex. fullgöra sådana åtaganden mot dig som pågår under tid som sträcker sig efter det att medlemskapet upphört eller för att vi ska kunna hantera betalning eller återbetalning av medlemsavgifter.

Enskilda ärenden kan komma att lagras under längre tid för att vi ska kunna beakta preskriptionstider.

Vid avslutat medlemskap kvarstår dessutom vissa uppgifter som vi behöver ha kvar för att fullgöra de krav som är ställda på oss genom Bokföringslagen, vilket innebär att sådana uppgifter sparas i 7 år.

Till vem vi kan komma att lämna ut dina uppgifter

Utgångspunkten vid all personuppgiftsbehandling som förbundet utför är att respektera din integritet och dina rättigheter.

I vissa fall har vi behov av att dela med oss av dina uppgifter i samband med att vi som facklig organisation utövar de rättigheter och skyldigheter vi har enligt lagstiftningen på arbetsmarknaden. I vår fackliga verksamhet kan vi i vissa fall behöva lämna uppgifterna till andra fackliga organisationer och arbetsgivarorganisationer eller arbetsgivare.

Uppgifter lämnas även till samarbetspartners eller företag och organisationer som behandlar uppgifterna för vår räkning, s.k. personuppgifts-biträden.

Vi lämnar ut personuppgifter om ditt medlemskap hos oss till de som vi samarbetar med för att erbjuda dig olika förmåner som ingår i ditt medlemskap i de fall det är nödvändigt för att säkerställa din identitet i samband med rättsliga anspråk. Som exempel på sådana förmåner och samarbetspartners kan nämnas olika försäkringar och försäkringsbolag samt förbundets helägda dotterbolag IHPU som anordnar kurser för psykologer. Uppgifterna vi lämnar ut kan vara ditt namn och personnummer, din adress och dina kontaktuppgifter.

Vi lämnar även uppgifter om dig till andra mottagare om vi enligt lag eller myndighetsbeslut skulle vara skyldiga att lämna ut uppgifter.

Allt det här innebär att när det är aktuellt lämnas uppgifter t.ex. till följande mottagare:

IHPU Psykologutbildarna AB
Arbetsgivare - exempelvis i samband med lokala löneöversyner eller andra fackliga förhandlingar.
Centrala arbetsgivarorganisationer, Arbetsgivarverket, SKR och Svenskt Näringsliv – i samband med lönestatistikbearbetningar.
Andra fackförbund och förhandlingskarteller som vi samarbetar med.
Saco
Saco-S
Av förbundet anlitade leverantörer av IT-stöd.
Folkbokföringen - för inhämtande av adressuppgifter.
Tryckerier och distributionsföretag - när det gäller Psykologtidningen och andra trycksaker.
Skattemyndigheten - vad gäller avdrag för medlemsavgifter.
Det försäkringsbolag som förbundet samarbetar med rörande inkomstförsäkring.
Akademikernas erkända arbetslöshetskassa, AEA
Skandia i de fall gruppförsäkring föreligger

Vi kommunicerar med dig som medlem via den e-postadress som du har anmält till oss.

Vi rekommenderar att det är din privata e-postadress som du anmäler!

Dina rättigheter

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du ett antal rättigheter som innebär att du kan få information om och kontroll över dina egna personuppgifter.

Här listar vi dina rättigheter och i slutet av policyn hittar du de kontaktuppgifter till Sveriges Psykologförbund som du kan använda om du vill göra dina rättigheter gällande.

Vi kommer att besvara en begäran från dig gällande de här rättigheterna utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om ytterligare tid skulle krävas eller om vi av någon anledning inte kan tillmötesgå din begäran kommer vi att informera dig om detta. I samband med det kan vi komma att begära ytterligare information från dig om det krävs för att vi ska kunna bekräfta din identitet och säkerställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till eller kontroll över dina personuppgifter.

Rätt till information om och tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och om så är fallet kommer vi att informera dig om hur dina personuppgifter behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de uppgifter som vi behandlar (genom ett registerutdrag).

Rätt till rättelse

Det är viktigt för oss att de personuppgifter som vi har om dig är korrekta. Om uppgifterna är felaktiga har du rätt att vända dig till oss och be om att få uppgifterna rättade. Du har även rätt att begära att uppgifter läggs till om något saknas, om tillägget är relevant med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Vi kommer att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter, att rättelse har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem/vilka information om rättelse har lämnats ut.

Rätt att bli raderad

Du har rätt att vända dig till oss för att begära att dina personuppgifter raderas.

Vi raderar dina uppgifter:

om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för;
om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar samtycket;
om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse;
om behandlingen av dina uppgifter inte har följt gällande rätt; eller
om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Vi kan således inte alltid tillmötesgå en begäran om radering. Framförallt gäller det om vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifterna eller om de behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Om radering sker kommer vi att underrätta de till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter att radering har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem eller vilka informationen om radering har lämnats ut.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att invända mot att vi behandlar dina uppgifter när det sker med stöd av en intresseavvägning. Om vi inte kan visa att det finns avgörande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina skäl ska behandlingen upphöra eller om behandlingen är kopplade till rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att höra av dig till oss och begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. En begränsning kan ske på olika sätt, t.ex. genom att uppgifterna görs otillgängliga för användare, att de flyttas till ett annat system eller tas bort från en webbplats.

Din rätt till begränsning gäller i följande situationer:

Under den tid det tar för oss att kontrollera om personuppgifterna är korrekta, om du bestrider personuppgifternas korrekthet;
Om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och istället vill att vi begränsar användningen av dessa;
Om du, trots att vi inte behöver uppgifterna längre, vill att vi behåller dem för att du ska kunna använda dessa för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsligt anspråk; eller
I väntan på kontroll av vems berättigade skäl, dina eller våra, som väger tyngst om du har gjort en invändning mot behandlingen.

Om behandlingen av personuppgifterna har begränsats får de utöver själva lagringen bara behandlas i vissa särskilda fall t.ex. om uppgifterna behövs för att vi ska kunna försvara något rättsligt anspråk eller skydda någon annan persons rättigheter. Om en begränsning sker kommer vi att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter, att begränsning har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem eller vilka som information om begränsning har lämnats ut.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att begära att få ut vissa av dina personuppgifter i ett maskinläsbart format och har rätt använda sådana personuppgifter på annat håll, t.ex. om du skulle välja att ta med dig dina uppgifter till ett annat fackförbund. Denna rättighet gäller för sådana personuppgifter som du har lämnat till oss och som behandlas med stöd av ditt samtycke eller om behandlingen grundar sig på avtal med oss.

Kontaktuppgifter till Sveriges Psykologförbund och till vårt dataskyddsombud

Om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter

Kontakta Sveriges Psykologförbund på 08–56706400 eller post@psykologforbundet.se

Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande rätt kan du lämna in ett klagomål direkt till oss eller till Datainspektionen.

Personuppgiftsansvarig Sveriges Psykologförbund

Sveriges Psykologförbund

Box 3287

103 65 Stockholm

- är ansvarig för den behandling av personuppgifter som utförs inom ramen för förbundets verksamhet. Som personuppgiftsansvarig bestämmer vi ändamålet och medlen för behandlingen.

Förbundet är även gemensamt personuppgiftsansvarig med IHPU inom ramen för det samarbete vi har kring information och marknadsföring av IHPU:s verksamhet till förbundets medlemmar, mentorer för specialistkollegier, IHPU:s kunder och andra intressenter.

I de fall behandlingen gäller dig som är statligt anställd och görs inom ramen för Saco-förbundens samarbete inom den statliga sektorn som kallas Saco-S, är Sveriges Psykologförbund gemensamt personuppgiftsansvarig med Saco-S.

Dataskyddsombud

Vårt dataskyddsombud övervakar att vi följer gällande lagstiftning och behandlar dina personuppgifter på ett korrekt sätt. Om du vill kontakta vårt dataskyddsombud går det bra att mejla till psy.dso@sweco.se.

Ändring av personuppgiftspolicyn

Sveriges Psykologförbund kan komma att uppdatera denna personuppgiftspolicy. Vi kommer att meddela eventuella ändringar på www.psykologforbundet.se.