Personuppgiftspolicy – för IHPU

Giltig från och med 2021-11-05

Allmänt

IHPU Psykologutbildarna AB (IHPU) är Sveriges Psykologförbunds helägda utbildningsföretag. Vi behandlar dina personuppgifter på ett sådant sätt att du kan känna dig trygg. Utgångspunkten vid all personuppgiftsbehandling är att respektera din integritet och dina rättigheter.

Vi arbetar kontinuerligt för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard” och utvärderar löpande riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna.

I den här policyn informerar vi om vilka personuppgifter IHPU behandlar, för vilka ändamål behandling sker, den rättsliga grunden för behandlingen, hur länge uppgifterna sparas, dina rättigheter samt hur du kan kontakta oss m.m.

Vilka typer av uppgifter vi behandlar och hur vi samlar in dem

IHPU inhämtar de personuppgifter som vi behandlar i första hand direkt från dig som ansöker till en kurs, är kursledare , mentor för specialistkollegium eller anordnare av någon av våra kurser. I vårt samarbete med Psykologförbundet erhåller vi även uppgifter från förbundet. Personuppgifter vi samlar in är namn, personnummer, kontaktuppgifter såsom mobiltelefonnummer, e-postadress, adress och anställningsuppgifter, samt i vissa fall uppgifter om hälsa (detta gäller kostpreferenser när vi anordnar våra kurser).

Det är viktigt - för både dig och oss - att de personuppgifter vi behandlar är riktiga. Vi behöver därför få veta om de uppgifter du lämnat till oss skulle förändras.

De personuppgifter vi hanterar kan samlas in vid olika tillfällen, bl.a:

I samband med anmälan om deltagande i en kurs.
Vid planering och administrering av kurser om du är kursledare.
Vid våra kontakter i övrigt, t.ex. i samband med mejl- eller telefonkontakter.
Vid besök på vår webbplats; trafikdata, platsdata, webbloggar och annan kommunikationsdata samt t.ex. den IP-adress, typ av enhet, operativsystem och webbläsartyp som används för besöket.

Vad vi använder dina uppgifter till

Kursdeltagare, kursledare och mentorer för specialistkollegier:

Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är i första hand att vi ska kunna behandla din kursansökan och administrera ditt deltagande i aktuell utbildning. Är du kursledare så behöver vi uppgifterna för att kunna administrera Personuppgiftspolicy för IHPU kursen och ge information till intressenter om kursens utformning. I samband med mentorskap behöver vi hantera dina uppgifter under den tid du är mentor.

Gällande lagstiftning kräver att vi har en s.k. rättslig grund för de behandlingar som utförs. Vi använder följande rättsliga grunder (kursiverade) vid våra behandlingar av personuppgifter.

Behandlingen av din kursanmälan är nödvändig för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtalet om deltagande i den aktuella kursen/specialistkollegiet ingås mellan dig och oss.
Behandlingen av personuppgifter efter antagning till aktuell kurs/specialistkollegium är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra det avtal mellan dig och oss som då har ingåtts.
Behandlingen av personuppgifter om dig som är kursledare eller mentor för ett specialistkollegium när vi administrerar kurserna och kollegierna är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra det avtal mellan dig och oss som har ingåtts.
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse t.ex. behandling av betalningsuppgifter enligt reglerna i bokföringslagen och ingivande av kontrolluppgifter till Skatteverket.

I särskilda fall kan behandlingen ske efter att du har gett oss ditt samtycke till den. Ett samtycke lämnas alltid separat och du kan alltid återkalla det genom att kontakta oss.

I samband med planering och administrering av matbeställningar till kurslokalansvariga kan vi komma att behandla uppgifter om din hälsa som du lämnat till oss, t.ex. allergier. Detta sker endast efter att du samtyckt till behandlingen.

Övriga registrerade, t.ex. externa uppdragstagare som deltar i våra kurser, och våra leverantörer:

Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att vi ska kunna administrera hanteringen av de kurser och specialistkollegier vi har ansvar för.

Vi använder följande rättsliga grunder (kursiverade) vid behandlingen av dessa personuppgifter.

Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal med en leverantör ingås mellan leverantören och IHPU.
Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra det avtal mellan dig och oss som har ingåtts.
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse t.ex. behandling av betalningsuppgifter enligt reglerna i bokföringslagen.
Administrationen av uppgifter i vårt kund-, och leverantörsregister sker efter en intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att i vår verksamhet kunna hantera vårt behov av fortsatta kontakter med våra tidigare leverantörer och uppdragstagare.

I särskilda fall kan behandlingen ske efter att samtycke givits till den. Ett samtycke lämnas alltid separat och kan alltid återkallas genom att kontakta oss.

I samband med planering och administrering av matbeställningar till kurslokalansvariga kan vi komma att behandla uppgifter om hälsa som lämnats till oss, t.ex. allergier. Detta sker endast efter samtycke till behandlingen

Hur länge vi sparar dina uppgifter

Som huvudregel sparar vi personuppgifter bara så länge vi behöver uppgifterna för de ändamål vi angett ovan. Exempelvis gäller det under den tid kursen pågår och en kortare tid därefter för att t.ex. administrera kursintyg.

Efter avslutad kurs sparas dessutom vissa uppgifter som vi behöver för att fullgöra de krav som är ställda på oss genom Bokföringslagen, vilket innebär att sådana uppgifter sparas i 7 år.

Till vem vi lämnar ut dina uppgifter

I vissa fall är det nödvändigt att dela med oss av dina uppgifter till utomstående.
När IHPU gör det respekterar vi alltid din integritet och dina rättigheter.

Uppgifter (deltagarlistor) lämnas ut till övriga kursdeltagare, kursledare och till de som ansvarar för aktuell kurslokal.

Uppgifter lämnas även till företag och organisationer som behandlar uppgifterna för IHPU:s räkning, s.k. personuppgiftsbiträden.

Vi kan även komma att lämna uppgifter till andra mottagare om vi enligt lag eller myndighetsbeslut skulle vara skyldiga att lämna ut uppgifter.

Dina rättigheter

I enlighet med gällande lagstiftning har du ett antal rättigheter som innebär att du kan få information om och kontroll över dina egna personuppgifter.

Här listar vi dina rättigheter och i slutet av policyn hittar du kontaktuppgifter till IHPU som du kan använda om du vill göra dina rättigheter gällande.

Vi kommer att besvara en begäran rörande en rättighet från dig utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om ytterligare tid skulle krävas eller om vi av någon anledning inte kan tillmötesgå din begäran kommer vi att informera dig om detta. Vi kan även komma att begära ytterligare information från dig om det krävs för att vi ska kunna bekräfta din identitet och säkerställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till eller kontroll över dina personuppgifter.

Rätt till information om och tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och om så är fallet kommer vi att informera dig om hur dina personuppgifter behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de uppgifter som vi behandlar (genom ett registerutdrag).

Rätt till rättelse

Det är viktigt för oss att de personuppgifter som vi har om dig är korrekta. Om uppgifterna är felaktiga har du rätt att vända dig till oss och be om att få uppgifterna rättade. Du har även rätt att begära att uppgifter läggs till om något saknas, om tillägget är relevant med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Vi kommer att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter, att rättelse har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem eller vilka, information om rättelse har lämnats ut.

Rätt att bli raderad

Du har rätt att vända dig till oss för att begära att dina personuppgifter raderas.

Vi raderar dina uppgifter:

om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för;
om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar samtycket;
om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse;
om behandlingen av dina uppgifter inte har följt gällande rätt; eller
om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Vi kan således inte alltid tillmötesgå en begäran om radering. Framförallt gäller det om vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifterna eller om de behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Om radering sker kommer vi att underrätta de till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter att radering har skett.

Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem eller vilka
informationen om radering har lämnats ut.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att invända mot att vi behandlar dina uppgifter när det sker med stöd av en intresseavvägning. Om vi inte kan visa att det finns tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina skäl ska behandlingen upphöra.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att höra av dig till oss och begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas och att uppgifterna då enbart ska lagras av oss i följande situationer:

Under den tid det tar för oss att kontrollera om personuppgifterna är korrekta, om du bestrider personuppgifternas korrekthet;
Om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och istället vill att vi begränsar användningen av dessa;
Om du, trots att vi inte behöver uppgifterna längre, vill att vi behåller dem
för att du ska kunna använda dessa för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsligt anspråk; eller
I väntan på kontroll av vems berättigade skäl, dina eller våra, som väger tyngst om du har gjort en invändning mot behandlingen.

I vissa fall kan vi dock inte tillmötesgå en begäran om begränsning t.ex. om uppgifterna behövs för att vi ska kunna försvara våra rättigheter eller skydda någon annan persons rättigheter. Om begränsning sker kommer vi att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter, att begränsning har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem eller vilka, information om begränsning har lämnats ut.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att begära att få ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format och har rätt använda sådana personuppgifter på annat håll. Denna rättighet gäller för sådana personuppgifter som du har lämnat till oss och som behandlas med stöd av ditt samtycke eller om behandlingen grundar sig på avtal med oss.

Kontaktuppgifter till IHPU och till vårt dataskyddsombud

Om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter

Kontakta IHPU på 08–56706400 eller ihpu@psykologforbundet.se

Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande rätt kan du lämna in ett klagomål direkt till oss eller till Datainspektionen.

IHPU är Personuppgiftsansvarig

IHPU Psykologiutbildarna AB

Box 3287

103 65 Stockholm

- är ansvarig för den behandling av personuppgifter som utförs inom ramen för IHPU:s verksamhet. Som personuppgiftsansvarig bestämmer vi ändamålet och medlen för behandlingen.

IHPU är även gemensamt personuppgiftsansvarig med Sveriges Psykologförbund inom ramen för det samarbete vi har kring information och marknadsföring av IHPUS verksamhet till förbundets medlemmar, mentorerna för specialistkollegierna, IHPU:s kunder och andra intressenter.

Dataskyddsombud

Vårt dataskyddsombud övervakar att vi följer gällande lagstiftning och behandlar dina personuppgifter på ett korrekt sätt. Om du vill kontakta vårt dataskyddsombud går det bra att mejla till psy.dso@adviceu.se.

Ändring av personuppgiftspolicyn

IHPU kan komma att uppdatera denna personuppgiftspolicy. Vi kommer att meddela eventuella ändringar på www.psykologforbundet.se